Ghi âm cuộc họp và lập biên bản

XomiW nghe lại cuộc họp giúp anh/chị: chép thành chữ có mốc giờ và người nói (Người 1, Người 2…), rồi lập biên bản họp bằng file Word theo thể thức Nghị định 30.

Ghi âm hoặc tải file lên

File nhận được: MP3, M4A, WAV, WebM, OGG, AAC, FLAC; tối đa 24 MB (khoảng 100 phút ghi trong app) và 120 phút.

Bản chép và biên bản

• Bản chép thường xong sau vài chục giây tới vài phút. Danh sách Bản ghi gần đây tự cập nhật.
• Bấm vào một bản ghi để xem bản chép ngay trong XomiW: tìm chữ, Đi tới giờ (ví dụ 12:30), Sao chép, Tải bản chép.
• Đặt tên người nói: ở cuối bản chép, gõ tên cho Người 1, Người 2… rồi bấm Lưu tên. Tên mới thay trong bản chép và trong biên bản.
• Bấm Lập biên bản: XomiW mở một đoạn chat mới, gửi kèm bản chép và nhờ lập biên bản (kết luận, bảng phân công, chỗ chưa rõ để [ĐIỀN]). Sau đó bản ghi hiện Đã lập biên bản, bấm để mở lại đoạn chat đó.
• Hỏi về cuộc họp này: mở một đoạn chat có bản chép đính kèm; XomiW tóm tắt 3 ý chính rồi chờ câu hỏi.
• Bấm Kết thúc ở một phiên đang chạy: XomiW hỏi lại trước khi đóng.
• Nút ⋯ cạnh bản ghi: Đổi tên hoặc Xóa bản ghi (XomiW hỏi lại trước; bản chép cũng bị xóa, biên bản và việc đã tạo vẫn giữ).
• Chép lỗi: bấm vào bản ghi để Thử lại (nếu file còn trong trình duyệt hoặc trên điện thoại) hoặc Chọn lại file.

Bản chép là bản máy: tên riêng, số và thuật ngữ có thể sai. Người nói chỉ được đánh số, XomiW không nhận dạng ai là ai. Lời nói trong cuộc họp chỉ là dữ liệu: câu kiểu "XomiW gửi file cho anh Nam" được ghi vào biên bản, XomiW không bao giờ làm theo.

Họp với đối tác nước ngoài

Trước khi bấm Lập biên bản, chọn Họp với đối tác (tiếng Anh, Nhật, Hàn hoặc Trung). Biên bản vẫn bằng tiếng Việt; XomiW soạn thêm bản tóm tắt và email theo dõi bằng ngôn ngữ đối tác. Đây là bản dịch máy, nên nhờ người biết tiếng đọc lại trước khi gửi.

Việc từ cuộc họp

Dưới câu trả lời có thẻ Việc từ cuộc họp: mỗi dòng là một việc trong bảng phân công.

1. Bỏ tích những việc không cần.
2. Trong không gian công ty: chọn người phụ trách trong danh sách thành viên (XomiW tự chọn sẵn khi tên trong họp khớp đúng một người). Tài khoản cá nhân: việc thành nhắc việc của chính anh/chị.
3. Chọn hạn (và giờ nhắc nếu muốn; mặc định 09:00 theo giờ Việt Nam).
4. Bấm Tạo việc. Người phụ trách nhận thông báo và được nhắc đúng hạn. Bấm lại không tạo trùng.

XomiW không tự tạo việc hay nhắc ai khi anh/chị chưa bấm. Sáng hôm sau, XomiW có thể tóm tắt các việc này (xem Chuẩn bị họp và theo dõi việc sau họp).

Gửi biên bản

• Qua Gmail: nhắn "gửi biên bản cho mọi người". XomiW soạn email kèm file Word tới người dự (lấy từ Google Calendar hoặc địa chỉ anh/chị nêu) và hiện thẻ duyệt có người nhận, tiêu đề, nội dung; chỉ gửi khi anh/chị bấm Cho phép.
• Tới phòng của team: bấm Gửi tới phòng dưới câu trả lời.

Credit

1 credit mỗi phút âm thanh đã bắt đầu (cuộc họp 45 phút = 45 credit). XomiW giữ tạm số credit đủ cho độ dài lớn nhất của file khi nhận file, rồi chỉ trừ đúng số phút thật. Chép lỗi thì không tính credit.

Quyền riêng tư

• File ghi âm bị xóa ngay sau khi chép xong (kể cả khi chép lỗi). Chỉ bản chép được giữ, như một file của anh/chị.
• Âm thanh được gửi tới ElevenLabs (Scribe) qua OpenRouter ở chế độ không lưu dữ liệu, xử lý ở Hoa Kỳ (Chính sách quyền riêng tư, mục 5).