Chuẩn bị họp và theo dõi việc sau họp

Ba loại nhắc trong Trợ lý chủ động giúp anh/chị đi trọn một cuộc họp: chuẩn bị trước, lập biên bản sau, theo dõi việc hôm sau. Mỗi loại tắt sẵn và bật riêng, có câu đồng ý riêng. XomiW chỉ đọc và nhắc, không tự gửi hay sửa gì.

Bật các loại nhắc

Đã bật "Nhắc trước cuộc họp" từ trước: dưới tên loại có dòng "Loại này có thêm nội dung mới cần anh/chị đồng ý". Bấm Xem và đồng ý để có file Drive và việc còn mở; chưa đồng ý thì vẫn nhận nhắc như cũ.

Trước cuộc họp: trang Chuẩn bị họp

Khoảng 15 phút trước cuộc họp có khách mời, XomiW gửi thông báo (màn hình khóa không hiện tên cuộc họp). Bấm vào, hoặc bấm Chuẩn bị họp trên thẻ ở mục Hôm nay, để mở trang có:

• Giờ, số người dự, nút Mở link họp (Google Meet).
• Nội dung: 200 ký tự đầu phần mô tả của sự kiện.
• File liên quan trên Drive: file đính kèm sự kiện và file trùng tên cuộc họp, tối đa 5 file.
• Việc còn mở từ lần họp trước cùng tên (ví dụ "Giao ban tuần" tuần trước), kèm người phụ trách và hạn.
• Nút Bắt đầu ghi: mở trang ghi âm, bản ghi lấy đúng tên cuộc họp để lần sau XomiW tìm được việc còn mở.

Sau cuộc họp: nhắc lập biên bản

Khoảng 10 phút sau khi cuộc họp có khách mời kết thúc, nếu anh/chị chưa ghi âm trong XomiW, mục Hôm nay có thẻ "Cuộc họp … đã xong. Tải file ghi âm hoặc ghi chú để lập biên bản?". Bấm Ghi âm / tải file để mở trang ghi âm. Thẻ này không phát tiếng và chỉ hiện một lần cho mỗi cuộc họp.

Sáng hôm sau: việc từ cuộc họp

Lúc 08:30 ngày làm việc kế tiếp, XomiW tóm tắt các việc anh/chị đã tạo từ thẻ Việc từ cuộc họp (xem bài Ghi âm cuộc họp và lập biên bản): mấy việc xong, việc nào còn mở, ai phụ trách, hạn khi nào.

Trong không gian công ty, nút Nhắc người phụ trách gửi một nhắc việc trong XomiW cho từng thành viên còn việc mở (theo giờ yên lặng và giới hạn nhắc mỗi ngày của họ). XomiW không gửi email cho ai.

Tắt

Tắt từng loại trong Cài đặt → Trợ lý chủ động, hoặc bấm Bỏ qua ▾ → Không nhắc loại này nữa trên thẻ. Tắt là ngừng đọc lịch ngay và xóa các thẻ đang chờ của loại đó.